Steven G. Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte, campus Charlotte, y autor de La sorprendente ciencia de las reuniones: cómo liderar tu equipo para obtener el máximo rendimiento, ha reflexionado mucho sobre las reuniones, buenas y malas.
“Creo que durante mucho tiempo las organizaciones solo creyeron que las reuniones malas eran el costo de hacer negocios y, por lo tanto, no había incentivos para pensar en cómo solucionarlo”, dijo. “Los líderes por fin han empezado a decir que tiene que haber una mejor forma de hacerlo”.
A continuación, compartimos sus principales consejos sobre cómo hacer mejores juntas (o no reunirse en absoluto).
1. No hagas un orden del día, mejor establece preguntas que deben responderse
Si hay una pregunta que responder, no solo tendrás que pensar bien si de verdad se necesita la junta, sino que sabrás si la junta fue exitosa porque tendrás una respuesta.
2. Asegúrate de que en tu junta se trate de lograr una tarea en específico
En las reuniones, no se trata de cumplir un propósito social o de crear comunidad. Eso es un subproducto de organizar juntas que sí funcionan, porque cuando las personas tienen una buena experiencia en las reuniones, tienden a caerse mejor entre sí. Pero el objetivo de las juntas es lograr algo en concreto.
3. Designa a un ejecutivo que esté a cargo de las reuniones
A pesar de que las juntas implican algunos de los mayores gastos de una organización, por lo general, no hay ningún ejecutivo responsable de dirigirlas.
Asigna a un directivo la supervisión de las reuniones y anímalo a iniciar nuevas conversaciones con los equipos sobre lo que hay que cambiar. ¿Qué es lo que no necesitamos? ¿Cómo invitamos a la gente? ¿Cuánto deberían durar nuestras juntas? Realiza auditorías de las reuniones recurrentes.
4. Restringe el tiempo de las juntas todo lo posible
Los datos demuestran que los equipos hacen más cuando trabajan a contrarreloj. Con un tiempo limitado, se concentran más de lo que lo harían normalmente.
5. Facilita, no domines
Hay investigaciones que sugieren que los empleados consideran que las reuniones menos eficaces son aquellas en las que el líder es el que más habla. Esto nos lleva a la raíz de lo positivo de las juntas: están diseñadas para dar poder a la gente.
6. Pide retroalimentación
Por lo general, las organizaciones no disponen de un proceso para evaluar si sus reuniones funcionan. Si nos fijamos en las encuestas de compromiso de las empresas, casi todas ellas carecen de contenido sobre las juntas. Eso es un problema enorme.
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